Apartman yöneticisi bir temizlik firması ararken yalnızca merdivenlerin temizlenip temizlenmediğini öğrenmek istemez. Hizmetin hangi ortak alanları kapsadığını, çalışma günlerinin nasıl belirlendiğini ve düzenli iletişimin kiminle kurulacağını da sorar. Temizlik şirketinin web sitesi bu araştırmaya uygun bir sayfa sunduğunda, yönetici teklif görüşmesine daha somut bilgilerle başlayabilir. Apartman ve site temizliği, ev temizliği açıklamasının altında birkaç kelimeyle geçiştirilmemelidir.
Bir apartmanın ihtiyaçlarıyla birkaç bloktan oluşan bir sitenin ihtiyaçları aynı olmayabilir. Giriş alanı, merdivenler, ortak koridorlar ve diğer bölümler binanın yapısına göre değişir. Firma hangi işleri kabul ediyorsa bunları açıkça anlatmalıdır. Web sayfasında her ortak alanın otomatik olarak hizmete dahil olduğu izlenimi verilmemeli; görüşmede değerlendirilen işler ile standart kapsam birbirinden anlaşılır biçimde ayrılmalıdır.
Yöneticinin ilk sorusunu kapsamla karşılayın
Sayfanın girişinde hizmetin kimlere yönelik olduğu yazılabilir. Apartman yönetimleri, site yöneticileri veya küçük iş merkezi sorumluları firmanın gerçek müşteri kapsamına göre anılabilir. Ardından hangi alanların değerlendirildiği açıklanmalıdır. “Tüm alanlar temizlenir” gibi geniş bir ifade yerine firmanın yaptığı işleri belirtmek gerekir. Böylece yönetici kendi binasının ihtiyaçlarını metindeki açıklamalarla karşılaştırabilir ve eksik gördüğü konuları görüşmede sorabilir.
Örneğin merdiven temizliğiyle bahçe bakımı aynı hizmet olmayabilir. Otopark, cam yüzeyler veya başka ortak alanlar da ayrı değerlendirme gerektirebilir. Firma bu işleri yapmıyorsa sayfada kapsama eklememelidir. Yapıyorsa uygulamanın hangi koşullarda planlandığını anlatabilir. Yönetici, teklif isterken bütün binayı tarif etmek zorunda kalmadan öncelikle hangi hizmet için iletişim kurduğunu belirleyebilmelidir.
Düzenli çalışmanın nasıl planlandığını anlatın
Periyodik temizlik sunan bir firma çalışma sıklığını müşterinin ihtiyacıyla birlikte belirleyebilir. Web sayfasında bütün binalar için aynı programı vaat etmek yerine planlama biçimi açıklanabilir. Kullanım yoğunluğu, ortak alanların büyüklüğü ve yönetimin beklentileri görüşmede değerlendirilebilir. Ziyaretçi, yazılan ziyaret aralığının kesin bir standart mı yoksa örnek bir seçenek mi olduğunu anlamalıdır. Belirsiz program ifadeleri karar vermeyi zorlaştırır.
Çalışma günü ve saatinin bina düzeniyle uyumu da konuşulmalıdır. Firma bu konuda belirli bir uygulama izliyorsa gerçek bilgiyi paylaşabilir. Özellikle ortak alanlara erişim, yöneticiyle iletişim ve hizmet sonrasındaki kontrol gibi konular ilk görüşmenin başlıkları olabilir. Sayfa bu hazırlığı anlatırken uygulanmayan bir raporlama sistemi veya her ziyarette aynı ekip garantisi varmış gibi yazılmamalıdır.
Teklif talebinde bina bilgilerine yer verin
Apartman veya site için teklif isteyen kişiden bölge, blok sayısı ve yaklaşık ortak alan bilgileri alınabilir. Ancak sorular firmanın gerçekten kullandığı değerlendirme ölçütleriyle sınırlı kalmalıdır. İlk iletişimde gereksiz evrak veya bina sakinlerinin kişisel bilgilerini istemek yerine işin anlaşılmasını sağlayan temel ayrıntılar yeterli olabilir. Yönetici ayrıca istediği hizmet sıklığını ve görüşülmesini beklediği özel alanları belirtebilir.
Yerinde değerlendirme gerekiyorsa bunun nasıl planlanacağı açıklanabilir. Talep göndermek kesin bir sözleşme veya randevu anlamına gelmemelidir. Firma uygunluğu kontrol ettikten sonra görüşmenin sonraki adımı netleşir. Web sayfasında iletişim alanının yakınında bu süreç kısa biçimde anlatılabilir. Yönetici, mesajının nereye ulaşacağını ve hangi konu için geri dönüş yapılacağını bilerek başvurur.
Temizlik hizmetine uygun bir web düzeni kullanın
Kobi CMS’nin temizlik şirketi web sitesi tasarımı, apartman temizliği sunan işletmeler için de değerlendirilebilecek sektörel bir başlangıçtır. Firmanın bu başlangıcı kendi hizmet açıklamalarıyla tamamlaması gerekir. Ana sayfada yalnızca ev temizliği öne çıkarılırsa apartman yöneticisi aradığı işi bulamayabilir. Apartman ve site hizmeti menüde anlaşılır bir isimle gösterilmeli, ilgili açıklamaya kolay ulaşılmalıdır.
Görsel seçiminde ortak alanları gösteren fotoğraflar kullanılabilir. Bir bina girişinin veya merdivenlerin görüntüsü hizmetin bağlamını anlatır. Firmanın gerçek çalışmasına ait olmayan bir fotoğraf, tamamlanmış proje diye sunulmamalıdır. Kendi çalışmalarından görüntü paylaşılırken izinler ve fotoğraftaki özel ayrıntılar kontrol edilmelidir. Daire kapılarındaki isimler veya başka kişisel bilgiler tanıtım için gerekli olmayabilir.
Yazılı kapsamı görüşmeyle tutarlı tutun
Teklif hazırlanırken hangi ortak alanların dahil olduğu ve çalışma düzeninin nasıl kurulacağı netleştirilmelidir. Web sitesindeki açıklamayla görüşmede sunulan kapsam farklı olmamalıdır. Firma uygulamasını değiştirdiğinde sayfayı da yenileyebilir. Örneğin yeni bir ortak alan hizmeti eklendiğinde bunun yalnızca ana sayfada duyurulması yeterli olmayabilir; ilgili hizmet metni ve varsa soru cevap alanı birlikte düzenlenmelidir.
Sayfayı yayına hazırlarken bir apartman yöneticisinin gözünden okuyun. Hizmet verilen bina türü, işin kapsamı, planlama biçimi ve iletişim yolu açık mı? Bu dört bilgi birlikte bulunuyorsa yönetici daha anlaşılır bir talep hazırlayabilir. Web sitesi günlük operasyonun yerine geçmez, ancak firmanın çalışma biçimini görüşme başlamadan görünür kılar. Düzenli temizliğin tanıtımı, işletmenin gerçekten sunduğu hizmet üzerinden kurulmalıdır.